Nálunk minden
a vasutasokról szól!

A kapcsolattartás új dimenziói címen ad hasznos tippeket vezetőknek a Szervezetfejlesztés


Megosztjuk, hátha nem csak vezetők tudnak ötleteket meríteni belőle.

Az elmúlt hetek változásai egyre több új helyzetet teremtettek a vállalati működésben, több elektronikus levelet olvasunk, bátrabban használjuk a digitális alkalmazásokat, a Skype-megbeszéléseket napi rendszerességgel működtetjük. Vezető munkatársainknak a sokszereplős kapcsolattartás, az egyeztetések, tárgyalások és projektek vezetése eddig is megszokott volt. Valami azért most mégis más, a személyes találkozásokból biztosan kevesebb van, a folyosói vagy ebédszüneti rövid találkozások sem olyan gyakoriak, ahogy azt megszoktuk.

Napi vagy hét indító bejelentkezéssel indítsuk a munkát! A távmunka megszünteti a rendszeres személyes megbeszéléseket. Fontos, hogy kialakuljon egy napi bejelentkezési rutin. Ennek nem csak a feladatok lekövetésében, hanem a kapcsolatok ápolásában is jelentős szerepe van. Érdemes már ezt is a munkatársakkal együtt kialakítani. Körkérdéseket indíthatunk, mindenkinek van 2 perce, hogy mondja el mi történt vele, vagy milyen kérdés foglalkoztatja. Küldhetünk számukra pozitív üzeneteket.

Tegyük egyértelművé az elérhetőségek idejét és módjait! Fontos tisztázni az elérhetőség kérdését: mettől meddig kell elérhetőnek lennie a munkatársnak, milyen eszközökön szeretnénk kommunikálni, telefonon, emailen vagy Skype-on. Bíztassuk munkatársainkat a naptár használatára, akár az ebédidők és egyéb elfoglaltságok témáinak megjelölésével. Ezzel egymás időbeosztását is tiszteletben tarthatjuk.

Eredményekre fókuszáljunk, tervezett feladatok mentén, határidőkkel dolgozzunk. A közös munkát nagyban segíti, ha van rá lehetőségünk, hogy együtt tervezzük meg a feladat ütemezését és a legfontosabb határidőket. Ezáltal az eredményességre törekszünk és a munkatárs is önállóságot kaphat a feladatvégzésben és a részhatáridők teljesítésében. Javasoljuk a szervezet közös meghajtóján közös státusz készítését heti rendszerességgel, így átláthatóvá válnak a  teljesítmények. Az egymás felé való bizalmat is megerősíti a feladatok nyomon követése és a visszajelzés lehetősége.

Fejlesztő és konkrét visszajelzéseket adjunk a munkatársak felé! A munkavállaló igényli a munkájáról való rendszeres visszajelzést, hiszen így kap képet arról, hogy amit csinál, annak milyen hatása van, miben kell fejlődnie.  Ráadásul hatására értékesnek és fontosnak érezheti magát a szervezetben. Az a fontos, hogy legyen benne egyfajta rendszeresség, és jobb, ha minél gyakrabban részesülnek ebben a munkavállalók. Fontos még, hogy a visszajelzés és az értékelendő teljesítmény között ne teljen el túl sok idő (maximum pár nap). Bátran adjunk visszajelzést, ha elégedettek vagyunk, konkrét példákon keresztül a munkatárs erősségeit emeljük ki, vagy amiben sokat fejlődött. Ha szeretnénk, hogy jobb teljesítményt érjen el munkatársunk, szintén konkrétumokat fogalmazzunk meg, és kérjük ki a véleményét ő hogyan szeretne változtatni. 

Személyes idő és megértő figyelem biztosítása. Minden változás vagy bizonytalanság más és más reakciót vált ki a különböző emberekből. Van, aki egyedül is megoldja, de vannak olyan emberek, akiknek segítség, ha átgondolhatja mással is a problémáját.  Kezdeményezzünk személyes beszélgetést megfelelő rendszerességgel munkatársainkkal! Egy jó kérdés alapvető feltétele a másik emberre való abszolút odafigyelés és „rákapcsolódás", olyan kérdést tegyünk hát fel, melyre a másiknak kedve támad válaszolni! Kérdezzük meg mi az, ami mostanában könnyebben és mi az ami mostanában nehézebben működik akár a feladatokkal vagy a mindennapi élettel kapcsolatban. Fontos, hogy vezetőként megértéssel fogadjuk a dilemmákat vagy a nehézségeket.

Fordítsunk időt a csapatépítésre és a közös megbeszélésekre. Legyen lehetőség egy közös fórumon a csapattagoknak feladataikról beszámolni. Érdemes a sikerélményeket megosztani egymással, például mindenki mondjon 2-3 dolgot, ami sikerként élt meg. Kérjük meg a munkatársakat, hogy készítsenek kérdéskártyákat arról, ami legjobban foglalkoztatja, amire választ szeretne kapni, vagy amiről nincs információja. A megbeszélésen közösen lehet megoldásokat találni a felvetett témákra. Kiválaszthatunk hetente olyan témákat, amelyekhez mások javaslata vagy ötlete is beépíthető, a közös gondolkodás segíti a csapatban való együttműködést. A vállalati Skype lehetőséget biztosít, hogy a javaslatokat a megosztott bemutató felületen össze is gyűjtsük, interaktív megoldásokat találjunk ki.

Segítsük az információáramlást többféle módszerrel a munkatársak felé! A jelenlegi helyzetben, amikor többféle változáshoz kell gyorsabban alkalmazkodni, fontos hogy az információk a megfelelő időben és csatornán jussanak el a munkatársakhoz. A vállalati működésben bekövetkezett változásokról sokszor hatékonyabb személyes vagy online értekezlet formájában összefoglalt gondolatokat átadni. Azon információk, amelyek szabályok vagy rendelkezések betartását kérik, e-mailen juttassuk el, de emeljük ki, miért fontos számukra és a vállalat számára az információ. Kreatívabb megoldásokat is alkalmazhatunk egy nagyobb szervezetben, akár egy belső hírlevél formájában.

A legjobb gyakorlatok megosztását támogassuk! Egy szervezeten belül nagyon sok hasznos információ vagy jó gyakorlat lehet jelen. Vezetőként támogassuk, hogy a csoporton belüli tudásmegosztás működjön, biztosítsunk felületet vagy fórumot, hogy a munkatársak egymást segíteni tudják. A csoportmegbeszéléseken jó lehetőség bátorítani a kollégákat, hogy osszák meg, ha valami újat tanultak vagy tapasztalatot szereztek szakmai területen. Létrehozhatunk közös meghajtón szakmai anyagokat, módszertani gyűjteményeket. Támogassuk egy-egy új digitális módszer bevezetését és megtanítását csoporton belül, aki jártas a módszertanban készítse fel a többieket is a tanulásra. Rengeteg többletenergiát tudunk így egymásnak átadni és fejlődést biztosítani - írja a Szervezetfejlesztés csapata.